Et manuelt baggrundstjek kan virke som en uoverskuelig opgave, men med den rette fremgangsmåde og viden om, hvad man skal kigge efter, kan det gøres relativt enkelt. I denne guide vil vi gennemgå processen trin for trin, så du kan føle dig tryg ved at ansætte nye medarbejdere eller indgå i samarbejder med eksterne partnere.
Når du ansætter en ny medarbejder eller indgår i et samarbejde med en ekstern partner, er det vigtigt at sikre sig, at personen er den, de udgiver sig for at være. Et grundigt baggrundstjek kan hjælpe med at minimere risici og skabe tryghed. Her er en guide til, hvordan du manuelt kan lave et baggrundstjek, selv uden adgang til digitale systemer.
Det første skridt er at verificere personens identitet. Bed om at se et gyldigt pas eller anden officiel billedlegitimation. Tjek, at navnet og eventuelt personnummer stemmer overens med de oplysninger, personen har givet dig.
Scan eller tag et billede af personens pas, så du har dokumentation. Kontrollér, at passet er gyldigt, og at oplysningerne stemmer overens med det, personen har fortalt.
Notér dig grundlæggende oplysninger som fuldt navn, fødselsdato og nationalitet. Brug disse informationer til at danne en overordnet profil af personen.
Få personen til at fremsende et detaljeret CV med arbejdserfaring. Læs CV'et grundigt igennem, og undersøg om der er huller eller uoverensstemmelser. Hvis personen har opholdt sig i længere perioder i lande, der er underlagt sanktioner eller forbundet med spionage eller terror, bør du være ekstra opmærksom - særligt hvis du vurderer, at din virksomhed kan være et potentielt mål.
Bed om at se originale eksamensbeviser og verificér, at oplysningerne stemmer. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte de relevante uddannelsesinstitutioner for at få bekræftet oplysningerne.
Foretag en søgning på personens navn, eksempelvis på www.ownr.dk eller www.proff.dk for at få overblik over nuværende og tidligere virksomhedsejerskaber, bestyrelses- og direktionsposter. Vær opmærksom på potentielle interessekonflikter eller habilitetsudfordringer.
Bed om at få oplyst referencer fra tidligere arbejdsgivere, og kontakt dem for at få bekræftet ansættelsesforholdene og få en vurdering af personen. Noter dig eventuelle forbehold eller advarsler.
Hvis jobbet kræver, at medarbejderen skal køre bil, så bed om at se kørekortet. Kontrollér, at det er gyldigt, og at det dækker de nødvendige kørekortskategorier.
Uden at gå for tæt på privatlivet, så forsøg at danne dig et indtryk af personens overordnede økonomiske situation. Økonomiske problemer kan i nogle tilfælde øge risikoen for uhensigtsmæssig adfærd.
Bed personen om selv at indhente sin straffeattest. Hvis attesten er digital, så kontrollér dens autencitet. Gennemgå attesten for eventuelle strafferetlige domme, der kan have betydning for ansættelsesforholdet.
Du kan ikke altid tillade dig at bede om straffeattest, det er kun i visse organisationer at det er et krav at indhente straffeattest, og kun her kan du kræve det af personen der skal ansættes.
Husk altid at foretage en konkret vurdering af proportionaliteten - baggrundstjekket skal stå mål med den betroede stilling.
Vær opmærksomhed på, at der kan gælde særlige regulatoriske krav for netop jeres sektor. Eksempelvis gælder der særlige krav vedrørende baggrundstjek, for organisationer der operere indenfor sektorer, der er kategoriseret som kritisk infrastruktur.
Når I foretager søgninger på sociale medier, er det vigtigt at være opmærksomme på jeres egne forudindtagelser. En søgning bør altid følges op med en samtale med den person, der undersøges, da risikoen for fejltolkning er stor.
Sørg for at overholde reglerne om databeskyttelse og privatlivets fred.
Husk altid at informere personen om, hvilke data I indsamler, og hvad I bruger dem til. Vær bevidste om, at det er jeres ansvar at sikre, at data efterfølgende bliver slettet fra diverse mailsystemer, backups osv.
Læs mere her: Vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold (datatilsynet.dk)
Det er en omfattende opgave at lave et ordentligt baggrundstjek, og derudover stiller det høje krav til behandling af data i processen.
Med P-Secure har vi bygget en digital platform til at gennemføre baggrundstjek automatisk. Det betyder at du kan sende dine medarbejdere og nyansættelser igennem et brugervenligt online baggrundstjek, og automatisk få udført en screening på alle de punkter der er blevet gennemgået herover.
Vi sørger for at din organisation kan gennemføre baggrundstjek der lever op til de gældende lovkrav i branchen, og vi behandler og opbevarer alt data sikkert under hele processen.
Har du brug for hjælp til at foretage baggrundstjek, eller har du spørgsmål til processen, er du altid velkommen til at kontakte os for råd og vejledning på mail@p-secure.com eller www.p-secure.com/kontakt-os.
