En manuell bakgrundskontroll kan verka som en skrämmande uppgift, men med rätt tillvägagångssätt och kunskap om vad man ska leta efter kan det göras relativt enkelt. I den här guiden går vi igenom processen steg för steg så att du kan känna dig trygg med att anställa nya medarbetare eller ingå samarbeten med externa partners.
När du anställer en ny anställd eller ingår ett samarbete med en extern partner är det viktigt att se till att personen är den de låtsas vara. En grundlig bakgrundskontroll kan hjälpa till att minimera riskerna och ge trygghet. Här är en guide om hur du manuellt kan göra en bakgrundskontroll, även utan tillgång till digitala system.
Det första steget är att verifiera personens identitet. Be om att se ett giltigt pass eller annat officiellt foto-ID. Kontrollera att namn och personnummer, om något, matchar den information personen har gett dig.
Skanna eller ta ett foto av personens pass så att du har dokumentation. Kontrollera att passet är giltigt och att informationen stämmer överens med vad personen har sagt till dig.
Anteckna grundläggande information som fullständigt namn, födelsedatum och nationalitet. Använd den här informationen för att skapa en övergripande profil för personen.
Låt personen skicka in ett detaljerat CV med arbetslivserfarenhet. Läs CV noggrant och kontrollera om det finns luckor eller inkonsekvenser. Om personen har stannat under längre perioder i länder som är föremål för sanktioner eller kopplade till spionage eller terrorism, bör du vara extra vaksam - särskilt om du anser att ditt företag kan vara ett potentiellt mål.
Be om att se originalexamensbevis och kontrollera att informationen är korrekt. Om du är osäker kan du kontakta relevanta utbildningsinstitutioner för bekräftelse av informationen.
Gör en sökning på personens namn, till exempel på www.ownr.dk eller www.proff.se för att få en överblick över nuvarande och tidigare bolagsägande, styrelse- och ledningspositioner. Var medveten om potentiella intressekonflikter eller handikapputmaningar.
Be om referenser från tidigare arbetsgivare och kontakta dem för att bekräfta anställningsvillkoren och få en bedömning av personen. Notera eventuella reservationer eller varningar.
Om jobbet kräver att arbetstagaren kör bil, be om att se körkortet. Kontrollera att det är giltigt och att det täcker de kategorier av körkort som krävs.
Utan att gå för nära det personliga livet, försök att bilda ett intryck av personens övergripande ekonomiska situation. Ekonomiska problem kan i vissa fall öka risken för olämpligt beteende.
Be personen att skaffa sitt kriminella register själv. Om certifikatet är digitalt, kontrollera dess äkthet. Granska intyget för eventuella straffrättsliga domar som kan påverka anställningsförhållandet.
Kom alltid ihåg att göra en konkret bedömning av proportionaliteten - bakgrundskontrollen måste vara i linje med den betrodda positionen.
*Du kan inte automatiskt begära ett kriminalregister för alla roller.
Läs mer här: Vägledning om dataskydd i anställningsförhållanden (datatilsynet.dk)
Var medveten om att särskilda lagkrav kan gälla för just din sektor.
När du gör sökningar på sociala medier är det viktigt att vara medveten om dina egna fördomar. En sökning bör alltid följas upp med en konversation med den som utreds, eftersom risken för feltolkning är hög.
Var noga med att följa reglerna för dataskydd och integritet.
Kom alltid ihåg att informera personen om vilka uppgifter du samlar in och vad du använder dem till. Var medveten om att det är ditt ansvar att se till att data därefter raderas från olika e-postsystem, säkerhetskopior etc.
Läs mer här: Vägledning om dataskydd i anställningsförhållanden (datatilsynet.dk)
Om du behöver hjälp med att utföra bakgrundskontroller, eller har några frågor om processen, är du alltid välkommen att kontakta oss för råd och vägledning på mail@p-secure.com eller www.p-secure.com/kontakta oss.
