3 tips för att undvika fallgropar med att använda sociala medier i bakgrundskontroller

Sociala medier har blivit en vanlig del av vår vardag, och många företag använder dem också som en del av sina bakgrundskontroller av potentiella eller nuvarande anställda. Det kan finnas mycket användbar information att hämta från sociala medier, men det finns också ett antal fallgropar som är viktiga att vara medveten om. I den här artikeln, vi ger dig 3 tips om hur du undviker några av de vanligaste fallgroparna och använder sociala medier på ett etiskt och ansvarsfullt sätt i dina bakgrundskontroller.

‍

1. Objektivitet

Det första rådet är att vara objektiv i din bedömning av informationen du hittar på sociala medier. Det kan vara lätt att påverkas av personliga fördomar eller partiska attityder, men det är viktigt att vara neutral och saklig om informationen.

‍

2. Verifiering

Det andra rådet är att verifiera informationen du hittar på sociala medier med den personen. Missförstånd eller misstolkningar kan lätt uppstå när du bara ser en bit av någons liv på sociala medier. Genom att ha en konversation med personen kan du klargöra eventuella oklarheter och undvika att fatta beslut på felaktig grund.

‍

3. Etik

Det tredje rådet är att respektera integriteten och undvika att samla in eller avslöja onödig information om anställdas integritet. Även om informationen är allmänt tillgänglig på sociala medier betyder det inte nödvändigtvis att den är relevant för anställningsförhållandet. Var noga med att endast använda information som har en direkt inverkan på personens förmåga att inneha positionen och behandla den konfidentiellt.

‍

‍

Om du har några frågor om processen eller behöver hjälp med att komma igång är du alltid välkommen att kontakta oss för råd och vägledning.

‍

Den danska dataskyddsmyndigheten har publicerat riktlinjer om dataskydd i anställningsförhållanden, som även omfattar användningen av sociala medier i anställningsprocessen. Guiden fokuserar på reglerna för lagring, utlämnande och radering av personuppgifter samt anställdas och sökandes rättigheter. Du hittar guiden genom att klicka här.

‍

Dessutom hänvisar Datatillsynsmyndighetens vägledning till artiklarna 5 och 13 i GDPR-lagstiftningen. Du kan få en översikt över de två artiklarna nedan.

‍

Artikel 5: Principer för behandling av personuppgifter

‍

I artikel 5 fastställs de grundläggande principerna för behandling av personuppgifter, bland annat följande:

‍

• Laglighet, rättvisa och öppenhetPersonuppgifter måste behandlas lagligt, rimligt och på ett öppet sätt i förhållande till den registrerade.
• ÄndamålsbegränsningInformation måste samlas in för uttryckligen angivna och legitima ändamål och får inte behandlas vidare på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
• DataminimeringEndast nödvändig information i förhållande till ändamålet får behandlas.
• Korrekthet: Informationen måste vara korrekt och vid behov uppdaterad.
• LagringsbegränsningInformation får inte sparas längre än nödvändigt.
• Integritet och konfidentialitet: Uppgifterna måste behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet

‍

Artikel 13 Skyldighet att lämna information vid insamling av personuppgifter från den registrerade

‍

När personuppgifter samlas in direkt från den registrerade ska den personuppgiftsansvarige lämna följande information:

‍

• Personuppgiftsansvariges identitet och kontaktuppgifter.
• ändamålen med behandlingen och den rättsliga grunden för den.
• Eventuella mottagare av personuppgifterna.
• Hur länge informationen kommer att sparas.
• Den registrerades rättigheter, såsom rätt till åtkomst, rättelse och radering.